Was bringt die schönste Veranstaltung, wenn keiner kommt?
Ab wann gilt ein Event als gelungen und worauf kommt es im Endeffekt an? Auf perfekte Organisation des Veranstalters und der Location oder auf einen großen Andrang von Besuchern und Teilnehmern? Immer häufiger hört man auf Messen und Tagungen Klagen darüber, dass sich die Anzahl von Teilnehmern und die der Anbieter nicht die Waage hält.
Ein perfektes Zauberrezept für ein ausgewogenes Mischverhältnis beider Seiten gibt es leider nicht und man kann im Vorfeld auch nie hundertprozentig sicher sein, wie groß der Ansturm am Ende sein wird. Doch nicht nur die Anzahl an Anwesenden ist zu beachten, ein richtiges Verhältnis ist in vielerlei Hinsicht von enormer Bedeutung. Ein Event, auf dem es vor dutzenden Ständen, Bildschirmen und Aufstellern nur so wimmelt, wirkt auf die meisten Beteiligten Personen viel zu überladen und hinterlässt häufig einen bitteren Nachgeschmack. Im Gedächtnis bleibt so schnell nur dieser Eindruck, auch wenn das Event eigentlich so viel mehr zu bieten hätte – vielleicht ja aber auch zu viel.
Viele Veranstalter versuchen die maximale Anzahl von Anbietern zu bestimmen, an den bezahlten Registranden teilnehmen können. Diese Herangehensweise hat zur Folge, dass teilweise sogar weitaus mehr Aussteller als Teilnehmer auf Veranstaltungen anzutreffen sind. Das muss jedoch nicht unbedingt gleich schlecht sein, solange sich beide Seiten wohl fühlen. Einige Teilnehmer fühlen sich mit einer Ausstellerüberzahl sehr wohl, andere sind dagegen sehr unzufrieden. Was jedoch absolut gar nicht geht und leider dennoch vorkommt, sind aggressive oder aufdringliche Aussteller, die die Teilnehmer nicht nur stoppen, sondern auch festhalten. Ein Gleichgewicht ist demnach von enormer Bedeutung, damit sich die Teilnehmer nicht überladen oder bedroht fühlen und Anbieter nicht aus Sorge um die Teilnehmerzahlen, grenzüberschreitend oder gar handgreiflich werden.
Um unangenehme Situationen schnell und einfach zu vermeiden, kann man sich mit grundlegenden Einstellungs- und Darstellungsprinzipien besser vorbereiten. So sollten sich Veranstalter schon im Vorfeld Gedanken darüber machen, welche Art von Ausstellertyp sie überhaupt sein und welche Werte sie damit vertreten möchten, denn aus den Teilnehmerzahlen lässt sich auch der Wert eines Events ziehen. In erster Linie sollte man sich bewusst werden, ob eine Veranstaltung als Messe plus Bildung und Networking oder eher als Bildung und Networking plus Messe wahrgenommen werden soll und ob es dann auch als solches von den Teilnehmern angenommen wird, wie es von den Organisatoren geplant wurde. Das mag auf den ersten Blick wie dasselbe zu scheinen, allerdings ist es in den Augen der Teilnehmer wirklich sehr unterschiedlich. Ebenfalls zu bedenken ist, welches Einnahmemodell angewendet wird. Werden beispielsweise die Anmeldegebühren für Teilnehmer von Ausstellern und Sponsoren, die erhebliche Einnahmen erzielen, niedrig gehalten? Auch in Punkto Location gilt es einiges zu berücksichtigen zum Beispiel wie groß die geplanten Stände, Tischplatten, Bildschirme usw. sind und wie viele Personen jedes ausstellende Unternehmen mitbringt?
Doch selbst die beste Planung und Organisation ist kein Garant für ein erfolgreiches Event. So berichtet Rene Söhner, Projetkmanager, Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V. (VDVO e.V.) von einer Messe, die wegen der damaligen Vogelgrippe mit leeren Hallen zu kämpfen hatte. „Als Aussteller waren wir nun mal an die Veranstaltung gebunden, allerdings mangelte es stark an Besuchern und Teilnehmern und nur selten sah man auf der anderen Seite der leeren Hallen einen Besucher entlanglaufen, auf den sich dann natürlich alle gleich gestürzt haben.“ „Wir haben das Beste daraus gemacht und blieben freundlich und entspannt. Schließlich saßen wir ja alle im selben Boot und ändern konnten wir eh nichts daran“ sagte er lachend.
Größte Hürde in allen Bereich ist und bleibt vor allem jedoch die Erwartungshaltung aller Beteiligten. Doch sollte man sich nicht zu sehr daran festbeißen, da es niemals möglich sein wird, den Erwartungsansprüchen aller Anwesenden gerecht zu werden. Schafft man es, ein allgemeines Wohlgefühl auszulösen, hat man das Ziel bereits erreicht und ein geglücktes Event organisiert.