Mit neuen Möglichkeiten für eine effektivere Meeting-Kultur bringt man jetzt wieder mehr Schwung in den Arbeitsalltag.
Wer kennt es nicht, man sitzt den ganzen Tag im Büro am Schreibtisch und kurz vor Feierabend ploppt auf einmal der Kalender auf und erinnert einen an das bevorstehende Meeting mit seinem Chef und den Kollegen. Solche Kalendereinträge erzeugen bei den wenigsten eine positive Vorfreude, Gegenteiliges ist leider meist der Fall. Die mangelnde Vorfreude muss aber nicht gleich am Chef oder den Kollegen liegen, sondern eher an einem selbst, denn in den meisten Fällen empfinden Berufstätige solche Sitzungen als lästige Pflicht und sich selbst als nutzloses Beiwerk. Mit Hilfe neuer Erkenntnisse und Möglichkeiten für ein grundsätzliches Umdenken und Miteinander im Event- und Meeting-Bereich und darüber hinaus, kann man seinen Alltagstrott überwinden und wieder neu aufpeppen.
Derzeit ist ein neuer Begriff weltweit im Umlauf, der dem im Arbeitsalltag festgefahrenen Eventmanager wieder neuen Aufschwung verleihen kann. „Nudging“, was so viel wie „Anstupsen“ oder „Schupsen“ bedeutet, steht für neue Impulse und produktivere Besprechungen und soll dabei helfen, wieder auf die Sprünge zu kommen, wenn man mal wieder träge seinem Arbeitstrott nachgeht und sich nur noch schwer für seine Tätigkeiten begeistern kann. Dabei hat man weder seine Begeisterungsfähigkeit verloren, noch hat sich der Traumjob plötzlich in ein langweiliges Prozedere verwandelt. Menschen verhalten sich bei Alltagsentscheidungen oft unbedacht oder irrational. Deshalb „stupst“ man sie in die Richtung der sinnvollsten besten Auswahlmöglichkeit. „Nudging ist ein Ansatz, der Menschen durch die subtile Ausnutzung von Bequemlichkeit und Denkfehlern dazu bringt, negatives Verhalten zu verhindern und positives Verhalten zu fördern“ sagte Richard Thaler, der US-amerikanische Wirtschaftswissenschaftler, der zusammen mit Martin J. Eppler diesen neuen Begriff der Verhaltensökonomie durch deren Buch „Meet up!“ geprägt hat.
Doch was steckt nun eigentlich genau hinter dem Begriff und dieser neuen Meeting-Kultur-Idee? Kurz gesagt basiert die Grundidee von Nudging, in der die Verhaltensänderung beginnt, auf der bewussten Gestaltung und Optimierung der eigentlichen Handlungs- und Entscheidungssituation. Dabei spielt vor allem eine „Entscheidungsstruktur“ eine große Rolle, die gezielt geplant und gestaltet werden muss, damit sich Menschen von sich aus für eine Verhaltensänderung entscheiden.
Das Ziel ist es, entweder unerwünschtes Verhalten zu vermeiden oder produktives Verhalten zu unterstützen beziehungsweise zu fördern. Durch die Analyse der dominanten Besprechungsprobleme, konnten sich in Befragungen, Beobachtungen und Experimenten die vier wichtigsten und entschiedensten Faktoren herauskristallisieren: Fokus, Orientierung, Involvierung und Verpflichtung.
Auf den Fokus kommt es an, denn ohne Fokus gibt es auch kein Ziel, keine Motivation und keine Begeisterung. Um dem entgegenzuwirken, kann man mit nützlichen Vorgaben und Einschränkungen die Konzentration auf das Wesentliche fördern und so die Menge an Meetings reduzieren und gleichzeitig die Qualität radikal steigern. Durch Nudges wie zum Beispiel das Aufstellen einer sichtbaren Uhr, Stand-up, der 8er Regel, oder Rapid Fire, bei dem jeder ein Kurzstatement abgeben muss und so auch die Introvertiertesten zu Wort kommen lässt, sind weniger, kürzere, kleinere und konzentriertere Meetings möglich.
Fehlt die Orientierung, sind die Teilnehmer über Ablauf, Reihenfolge und Details im Unklaren. Konkretisiert man jedoch schon zu Beginn des Meetings die einzelnen Ziele und Schritte, kann man durch explizierte Gesprächsnavigation die Orientierung und das Verständnis in jeder Sitzung erhöhen, um Zeitverschwendung und Verwirrung zu vermeiden. Mit Nudges wie beispielsweise einer Besprechungslandschaft oder mit Meet-up-Cancas, bestehend aus den Elementen Ziele, Teilnehmer, Agenda, To-Dos, Fakten und Parkplatz für Nebenideen, kann man ideal für mehr Klarheit in Sitzungsvorbereitungen und Besprechungen sorgen.
Mangelt es an Involviertheit, so ist die Beteiligung unproduktiv und einseitig, was dazu führt, dass Dauerredner das Ruder an sich reißen oder man sich in Details verliert. Durch einfache Prozesse und Regeln kann man die konstruktive Beteiligung aller Anwesenden im Meeting bewusst fördern und gestalten. Aktive, konstruktive und ausgeglichene Beteiligung erreicht man z.B. mit dem ABSURDe-Fragestellungs-Nudge, bei dem auf spielerische und witzige Art verschiedenste Szenarien aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden, was wiederum eine nachweisliche Ideenförderung mit sich führt. Für die, die in Besprechungen eher bewegungslos auf das Ende des Meetings warten, eignet sich die Änderung des Settings. Veränderungen und Aktivitäten im Besprechungsraum sorgen für Abwechslung und bringen Bewegung in Geist und Knochen.
Fehlt es den Meetings an klaren Verantwortlichkeiten, geraten Vereinbarungen in Vergessenheit und niemand fühlt sich mehr verpflichtet. Durch Transparenzmechanismen kann man die Verantwortung der Besprechungsteilnehmer fördern, um durch gemeinsames Engagement sicherzustellen, dass Beschlossenes umgesetzt wird. Um die Verpflichtung der Teilnehmer zu unterstützen, eignet sich vor allem der Eisenhower-Nudge, bei dem die Aufgaben in wichtig und dringend unterteilt werden. Priorität bekommen dabei die wichtigen und dringenden Aufgaben, sowie die wichtigen und noch nicht so dringenden. Mit dem Directly-Responsible-Individual-Nudge von Steve Jobs wird jeder Punkt der Agenda einem Teilnehmer zugeordnet, der für die Umsetzung verantwortlich sein wird, sowie einer, der ihn kontrolliert.
Folgt und beachtet man nun all diese Nudges, kann man mit der gelebten neuen Meeting-Kultur seinen Arbeitsalltag spürbar aufleben lassen und deutliche Verbesserungen registrieren. Wichtig ist, dass man sich wieder vor Augen führt, warum man diesen Beruf gewählt hat und was einen daran so begeistert. Langeweile oder öde Abläufe in Dauerschleife lassen selbst die spannendsten Jobs als triste und lästige Pflicht dastehen. Sorgen Sie selbst für mehr Abwechslung, feiern Sie die kleinen und großen Erfolge mal wieder und bringen Sie vor allem wieder mehr Witz, Spaß und Begeisterung für sich und Ihre Kollegen mit in den Arbeitsalltag, es lohnt sich.